DEGER AKIS HARITALARI

MUSTAFA SAID YILDIZ

Geleneksel bir yonetimde birbirlerinin islemleri hakkinda bilgi sahibi olmayan ve bunlari gelistirme gereksinimi tasimayan birimler, departmanlar… soz konusudur. Bu fonksiyonlar halinde yonetim veya silolarla yonetim olarak da nitelendirilmektedir. Oysa departmanlar diger departmanla birlikte, birbirlerine bagli ve bagimli sekilde calismaktadirlar, faaliyetlerini beraberce gelistirmeleri gerekmektedir.

Deger akisi veya surec bazli dusunce soz konusu departmanlari yatay kesen deger akislarinin bulundugunu, bu akislarin iyilestirilmesi halinde israflarin azaltilarak musteriye daha fazla deger aktarilabilecegini icermektedir. Bu sureci ve deger akisini resmetmek ve gorunur hale getirmek sistem gelistirmek isteyenlere yardimci olacak onlara nerelerde tikanikliklar, gecikmeler ve hatalar oldugunu gostererek hangi asamalarda gelistrme firsatlari oldugu konusunda fikir verecektir.

value stream

Ornegin 4 birimi bulunan bir yonetimde birimlerden biri gayet hizli calisabilir ve bireysel verimliligi ust duzeyde olabilir fakat bu toplam verimliligin yuksek oldugu ve yonetimin toplam degerini artirdigi anlamina gelmeyecektir. Hatta belki bu birimdeki hizli uretim ardindan gelen birimlerde sikismalara, darliklara sebep olarak memnuniyetsizligi tetikliyor olabilir. Bu durumda birimler arasi optimizasyonla(sub-optimizasyon) birimlerin ahenk icinde calismasi saglanmali ve yonetime en fazla katma degerin saglanmasi yoluna gidilmelidir. Bu hususlarin tespiti ve iyilestirme alanlarinin belirlenmesi sureclerin bir arada dusunulmesi ile ve gorsellestirilmis haritalarla mumkundur.

resim 3

Deger akis haritasiyla makro ve mikro degerlendirme:

Deger akisinin ayrinti duzeyleri farkli konularda gelistirme icin yardimci olacaktir. Oncelikle stratejik yonelimi belirlemek isteyen veya yonelime uygun bir surec yapilanmasi belirleme pesinde olan yonetim sureclere odaklanacak, sureclerin birbiri ile olan ilskisi uzerine kafa yoracaktir. Ornegin hastane satinalma sureci ile bagli hastane satinalma sureci birbirinden ayri isleyen ve sonuclanan sureclerdir. Bu sureclerin arasinda iliski ile stratejik karar alinabilir. Daha micro perspektiften bakarak ise sureclerin iyilestirilmesi ve metrik bazli islemlerin yapilmasi mumkun olacaktir. Makro duzeyde sureclerin incelenmesiyle stratejik yonelim uzerinde dusunulurken (ne yapilmali), mikro duzeyde surec ici incelemelerle ayrintili analizler yapilabilecektir(nasil yapilmali).

Deger akis haritalamasi yapilirken hatalar asagidaki gibi siralanabilir:

  • Surec haritalamasini sadece bir calisma dizayni uygulamasi olarak gormek ve haritalari urettikten sonra rafa kaldirmak, aksiyona donusturmemek
  • Uygun secilmemis bir takim ile(isi yapanlari dahil etmeden) haritalamaya yapmak. Hatta takim calismasi yapmadan sureci haritalamak
  • Deger akis haritasini tek bir kaizen toplantisinda tamamlamak ve uzerinde teyid almamak
  • Haritayi sayisal degerlere yer vermeksizin tamamlamak (sure vb.)
  • Haritalarin son halini duyurmamak ve haritanin herkesce bilinirligini saglamamak

Screen Shot 2014-07-18 at 7.48.39 PM

Deger akis haritasinin bolumleri

Deger akis haritasi Bilgi akisini gosteren bir ust bolum, is akisini gosteren orta bolum ve zaman cizgisini gosteren alt bolumden olusur. Bilgi akisini gosteren ust bolumde bilgi ve dokuman akisinin nasil gereklestigine yer verilir. Hangi birimden hangi bilgi ve dokumanin ne sekilde(telefon, fax, posta…) aktigi konusunda bilgi aktarilir. Orta bolumde sureclerin neler oldugu, bunlarin tamamlanma sureleri ve surecler arasi bekleme sureleri, surecteki islemin kac calisan tarafindan yerine getirildigi, surecte kac birim uretimin nerede gerceklestigi bilgilerine yer verilir. Zon bolum olan zaman cizgisi bolumunde ise asil isin yapildigi sure alta ve bekleme suresi uste yazilmak suretiyle bu iki tur sure ayristirilir. Sonucta aktivite orani yani deger uretilen zamanlarin beklemelerin yapildigi sureye orani elde edilecektir.

Deger akis haritasinda bir cok ikon kullanilmaktadir. Yonetim icinde tekduzelik saglamak kaydiyla bunlara eklemeler yapilabilecektir.

Screen Shot 2014-07-18 at 7.49.37 PM

Deger akis haritasindaki olcekler(metrikler)

Haritalarda olculen iki temel sure vardir. Surec zamani(Process Time-PT) calisanin calismasi kesintiye ugratmadan calistiginda isini tamamladigi suredir. Ise ozgulenmis faaliyetleri, dusunme ve konusma suresini de icerir. Touch time, work time, cycle time olarak da adlandirilmaktadir. Bekleme zamani(Lead Time-LT) ise yonetimde-uretimde zincirdeki sonraki kisiye is aktarilirken gecen suredir. Turnaround time veya elapsed time olarak da adlandirilmaktadir.

Surecler incelendiginde bircok durumun uretimi yavaslattigi-aksattigi tespit edilebilecektir. Bazi aksaklik kaynaklarina sagida yer verilmistir:

  • yeniden calismalar, netlestirilmemis islemler, unutulan veya cok once veya cok sonra yerine getirilen islemler, gereksiz islemler,
  • islemde yuksek degiskenlik,
  • standart isin dokumante edilmemis olmasi,
  • gerekenden fazla denetim(onay, degerlendirme),
  • calisanlarin fazlaca uzmanlasmasi, calisan becerilerinin degerlendirilmemesi, bir calisanin cok sayida cakisan sorumlulugu,
  • halihazirda mevcut teknolojinin kullanilmamasi,
  • sikayetlerin degerlendirilmemesi- dikkate alinmamasi,
  • cekme yerine itme isleminin surecte hakim olmasi ve bu nedenle bazi birimlerde birikme-asiri yuk.

Deger akis haritasi hazirlanmasi sonrasinda eger aksakliklar ve engeller belirlenerek kaldirilmasi yonunde kararlar alinirsa, projenin basarisi icin bazi hedefler koymak gerekecektir. Bunun icin koyulan en net hedefler surec zamani ve bekleme zamaninda ve dolayisiyla iki degerin orani olan Aktivite oraninda belli yuzdelerle azalmaya gidilmesidir. Ayrica yapilan isin ozelligine gore dogru sonuc alma, tamamlama vb. performans olceklerine de yer verilebilecektir.

 Kapsamin belirlenmesi

Surec akis haritalamasinda sik yapilan yanlislardan biri tum sureclerin birden haritalanmasina calismak ve bunlari beraberce gelistirmeye gayret etmektir. Projenin sonucsuz kalabilmesini getirebilecek bu tur bir yaklasim yerine belli kriterlerle bir surec secilerek degerlendirilirse diger sureclere bu surecin sonuclari yayginlasacak, sueclerin yuzde 10’u secilmis bile olsa faydasi belki yuzde 60’ina olabilecektir. Hangi surecin kapsama alinacagi konusundaki kriterler degiskenlik gosterebilecekse de daha yuksek is hacmi olan, karliliga etkisi daha fazla olan, sikintinin daha fazla hissedildigi ve liderlik desteginin daha fazla alinabilecegi alanlari secmek projenin basarisi ve etkisi icin fayda saglayacaktir. Ornegin tum hastalar yerine sadece yatan hastalarla ilgili surecler, yatan hastalarin tum surecleri yerine sadece goruntuleme islemi surecleri, tum goruntuleme islemleri yerine MR islemlerine iliskin surecler secilebilecektir.

Deger akis uygulama projesinin basamaklari

Surec akis haritasi hazirlanmasi ve uygulamaya konmasi bir proje yonetimi anlayisi cercevesinde gerceklestirilmelidir. Oncelikle surec ve cevresinin algilanabilmesi icin bir calisma suresinin gereklidir. Bu surenin kisa tutulmamasi, surecin ve ekileyenlerinin derinlemesine anlasilmasi basariya olumlu etki edecektir. Simdiki halin anlasilmasi icin isi gerceklestirenlerle calismalar sonrasinda yine isi gerceklestirenler ve lider kadroyla beraber gelecek zamandaki durum tasarlanmali ve bu tasarim icin atilacak adimlar icin bir degisim plani gelistirilmelidir.

  • Konunun secimi sonrasinda oncelikle simdiki halin anlasilmasi icin bir “deger akis yuruyusu”(value stream walk-surecin ilerledigi basamaklarin surecin gectigi noktalardan bizzat gecilerek izlenmesi)) yapilmali ve surec bloklari tespit edilmeli
  • Kagit uzerinde renkli post-it’ler yardimiyla harita cizilmeli,
  • Ikinci sefer bir ‘deger akis yuruyusu” yapilmali ve olcekler toplanmali, akistaki engeller tespite calisilmali,
  • Detaylar haritaya eklenmeli,
  • Gelecek durum (Future State) tasarlanmali dogru islerin dogru zamanda dogru sekilde yapilmasi icin dizaynin nasil olmasi gerektigi uzerinde durulmali
  • Donusum Plani gelistirilmeli ve isbolumuyle donusume baslanmali

Donusum planinda, gorulen aksakliklarin giderilmesi icin yapilmasi gereken islemler siralanmali, her bir islem icin olculebilir hedefler konulmali, islemlerin sahipleri isim olarak belirlenmeli, ilerleyisin gozlenmesi icin gerekli altyapi saglanmalidir.

Screen Shot 2014-07-19 at 2.47.15 AM

 

Martin Karen, Osterling Mike, Value Stream Mapping,

WEBINAR: https://www.youtube.com/watch?v=5YJYMLaV9Uw

Yorum Gönderin

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir